David Luther Director of Communications #COA15 Poll Everywhere - - PowerPoint PPT Presentation

David Luther Director of Communications

#COA15 ¡

Poll ¡Everywhere ¡ ¡ Text ¡DAVIDLUTHER617 ¡to ¡22333 ¡once ¡ to ¡join ¡

• Did ¡some ¡of ¡those ¡ques.ons ¡

resonate ¡with ¡you? ¡

• What ¡expecta.ons ¡do ¡you ¡have ¡

today? ¡ ¡

The ¡Big ¡Picture ¡

• Importance ¡of ¡two-­‑way ¡

communica.ons ¡

• When ¡things ¡don’t ¡go ¡well: ¡ ¡

frustra.on, ¡mistrust, ¡lack ¡of ¡ confidence ¡

• When ¡things ¡go ¡well: ¡ ¡support, ¡trust, ¡

confidence ¡ ¡

• Communica.on ¡within ¡the ¡central ¡
• ffice ¡
• Communica.ons ¡between ¡CO ¡and ¡

principals/building ¡leaders ¡

• Direct ¡communica.on ¡with ¡staff ¡

¡

We ¡won’t ¡cover ¡Board ¡Communica3ons ¡or ¡ External ¡Communica3ons ¡in ¡this ¡session. ¡

• No ¡real ¡revelaGons ¡in ¡

communicaGons, ¡but… ¡

• Be ¡inten.onal ¡in ¡listening ¡
• Work ¡towards ¡two-­‑way ¡

communica.ons ¡

• Circle ¡back ¡to ¡make ¡sure ¡the ¡

message ¡was ¡heard ¡and ¡ understood ¡ ¡ ¡

• At ¡your ¡next ¡central ¡office ¡and ¡

administra.ve/principal ¡staff ¡mee.ngs, ¡have ¡ a ¡conversa.on ¡about ¡the ¡effec.veness ¡of ¡ communica.on ¡

• Begin ¡developing ¡a ¡simple ¡communica.on ¡

plan ¡(use ¡the ¡grid). ¡

• Hold ¡(and ¡be ¡held) ¡accountable ¡
• Evaluate ¡

¡ We’ll ¡revisit ¡this ¡as ¡we ¡conclude. ¡ ¡

• What ¡tools ¡do ¡you ¡have ¡in ¡place ¡for ¡

communica.on? ¡

• How ¡are ¡you ¡using ¡these ¡tools? ¡
• Always ¡ask: ¡ ¡Who ¡will ¡this ¡affect? ¡ ¡Who ¡

needs ¡to ¡know? ¡

Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡(for ¡today’s ¡

discussion ¡we’ll ¡assume ¡a ¡mee:ng ¡is ¡needed.) ¡

• How ¡frequently? ¡
• How ¡long? ¡
• Set ¡it ¡and ¡make ¡it ¡a ¡priority ¡ ¡
• The ¡impact ¡of ¡cancelling ¡or ¡moving ¡the ¡

mee.ng ¡(Some ¡flexibility ¡makes ¡sense) ¡

• Plan ¡B: ¡ ¡Superintendent ¡can’t ¡make ¡the ¡

mee.ng ¡

Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡

• Superintendent ¡sets ¡the ¡agenda ¡
• Every ¡administrator ¡has ¡a ¡role ¡and ¡

should ¡be ¡prepared ¡to ¡share ¡key ¡issues ¡

• Provide ¡important ¡documents ¡in ¡

advance ¡when ¡possible ¡

• Determine ¡if ¡smaller ¡mee.ngs/

discussions ¡are ¡needed ¡

Six ¡Steps ¡to ¡Running ¡the ¡Most ¡Effec.ve ¡Mee.ng ¡ Possible ¡

• 1. Make ¡your ¡objec.ve ¡clear. ¡ ¡
• 2. S.ck ¡to ¡your ¡schedule. ¡ ¡
• 3. Don’t ¡allow ¡monopolizing. ¡ ¡
• 4. Start ¡on ¡.me, ¡end ¡on ¡.me. ¡ ¡
• 5. Ban ¡technology ¡(??) ¡
• 6. Follow ¡up. ¡ ¡

• Naturally ¡there ¡will ¡be ¡other ¡smaller ¡CO ¡

mee.ngs/discussions ¡that ¡allow ¡working ¡ through ¡mutually ¡relevant ¡issues ¡

• All ¡hands ¡on ¡deck: ¡ ¡Full ¡central ¡office ¡

employee ¡mee.ngs ¡(as ¡needed) ¡

• Finally, ¡don’t ¡have ¡a ¡mee.ng ¡unless ¡it ¡is ¡

truly ¡needed ¡

• Effec.ve/ineffec.ve ¡use ¡of ¡email ¡
• Be ¡sure ¡the ¡message ¡is ¡clear ¡(test ¡it) ¡
• Sending ¡a ¡message ¡ ¡
• Pick ¡up ¡the ¡phone! ¡ ¡Walk ¡down ¡the ¡hall! ¡

What ¡“best ¡prac3ces” ¡do ¡you ¡ have ¡to ¡share? ¡

• What ¡tools ¡do ¡you ¡have ¡in ¡place ¡for ¡

communica.on? ¡

• How ¡are ¡you ¡using ¡these ¡tools? ¡
• Always ¡ask: ¡ ¡Who ¡will ¡this ¡affect? ¡ ¡Who ¡

needs ¡to ¡know? ¡

• How ¡frequently? ¡
• How ¡long? ¡ ¡(Concerns ¡about ¡having ¡

principals ¡out ¡of ¡their ¡buildings) ¡

• Is ¡it ¡an ¡informa.ve ¡mee.ng? ¡ ¡A ¡.me ¡to ¡

tackle ¡a ¡specific ¡issue? ¡ ¡Both? ¡ Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡ ¡(CO, ¡Principals ¡and ¡building ¡leaders) ¡

• How ¡frequently? ¡
• How ¡long? ¡ ¡(Concerns ¡about ¡having ¡

principals ¡out ¡of ¡their ¡buildings) ¡

• Is ¡it ¡an ¡informa.ve ¡mee.ng? ¡ ¡A ¡.me ¡to ¡

tackle ¡a ¡specific ¡issue? ¡ ¡Both? ¡ Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡ ¡(CO, ¡Principals ¡and ¡building ¡leaders) ¡

• Effec.ve ¡use ¡of ¡email ¡
• When ¡is ¡hard ¡copy ¡necessary? ¡
• Auto-­‑call? ¡
• Texts? ¡
• Repe..on ¡of ¡informa.on ¡vs. ¡overkill ¡
• Dialogue ¡(two-­‑way ¡communica.ons ¡when ¡

needed) ¡

• Value ¡the ¡voices ¡of ¡those ¡“in ¡the ¡trenches” ¡

• What ¡tools ¡do ¡you ¡have ¡in ¡place ¡for ¡

communica.on? ¡

• How ¡are ¡you ¡using ¡these ¡tools? ¡
• Always ¡ask: ¡ ¡Who ¡will ¡this ¡affect? ¡ ¡Who ¡

needs ¡to ¡know? ¡

• Effec.ve ¡use ¡of ¡email ¡
• When ¡is ¡hard ¡copy ¡necessary? ¡
• Auto-­‑call ¡
• Texts ¡
• Repe..on ¡of ¡informa.on ¡vs. ¡overkill ¡
• Dialogue ¡(two-­‑way ¡communica.ons ¡when ¡

needed) ¡

• Value ¡the ¡voices ¡of ¡those ¡“in ¡the ¡trenches” ¡

• “Knowledge ¡is ¡power.” ¡ ¡Not ¡sharing ¡

important ¡informa.on ¡within ¡the ¡ administra.ve ¡team ¡is ¡a ¡sure-­‑fire ¡way ¡to ¡lose ¡ the ¡confidence ¡of ¡others. ¡

• Assuming ¡others ¡know ¡about ¡an ¡issue. ¡
• Or… ¡assuming ¡that ¡an ¡issue ¡is ¡specific ¡only ¡to ¡

your ¡department ¡ ¡

We ¡don’t ¡share ¡the ¡victories ¡and ¡successes ¡

• enough. ¡ ¡Make ¡this ¡inten.onal ¡in ¡your ¡

communica.ons ¡processes. ¡ ¡ Examples: ¡

• Food ¡Service ¡or ¡Custodial ¡Awards ¡
• Specific ¡district ¡program ¡working ¡well ¡(Did ¡

the ¡one-­‑to-­‑one ¡roll ¡out ¡go ¡well? ¡ ¡Has ¡the ¡ new ¡PD ¡schedule ¡been ¡a ¡success?) ¡

• Personal ¡awards ¡

Staff ¡must ¡be ¡informed ¡of ¡issues ¡that ¡affect ¡ them ¡first. ¡ ¡ ¡

• Builds ¡trust ¡
• “When ¡the ¡eagles ¡are ¡silent ¡the ¡parrots ¡will ¡jabber.” ¡(Knocks ¡

down ¡rumors ¡) ¡

• Your ¡best ¡PR ¡team ¡is ¡your ¡staff ¡

¡

• Collaborate: ¡ ¡Don’t ¡work ¡in ¡a ¡vacuum ¡
• Inves.gate ¡best ¡prac.ces ¡
• Don’t ¡fall ¡into ¡the ¡“we’ve ¡always ¡done ¡it ¡this ¡

way” ¡mode ¡(although ¡some.mes ¡there’s ¡a ¡ reason ¡for ¡it) ¡

Develop ¡a ¡communica.on ¡grid ¡

Message ¡ Internal ¡ Audiences ¡ Comm ¡Tools ¡ Person/s ¡ Responsible ¡ EvaluaGon ¡ Change ¡in ¡5th ¡ grade ¡math ¡ curriculum ¡ Superintendent; ¡ Director ¡of ¡ Curriculum ¡(and ¡ staff); ¡Director ¡of ¡ Elementary ¡Ed.; ¡ Curriculum ¡ Commihee; ¡ elementary ¡ principals; ¡ elementary ¡staff; ¡

• thers(?) ¡

Group ¡ discussions ¡ (commihee ¡ and ¡ principals); ¡ email; ¡hard ¡ copy ¡ Director ¡of ¡ Curriculum; ¡ Director ¡of ¡ Elementary ¡ Educa.on; ¡ Communica.ons ¡ Director ¡(?) ¡ Follow-­‑up ¡ discussions; ¡ survey ¡of ¡ staff ¡

• Follow-­‑Up ¡Conversa.ons ¡with ¡key ¡audiences ¡

(with ¡specific ¡ques.ons) ¡

• Quick ¡“Poll ¡Everywhere”-­‑type ¡surveys ¡(non-­‑

threatening/anonymous ¡

• Online ¡surveys ¡(We ¡already ¡tend ¡to ¡over-­‑

survey, ¡so ¡be ¡cognizant ¡of ¡this) ¡ ¡

• At ¡your ¡next ¡central ¡office ¡and ¡

administra.ve/principal ¡staff ¡mee.ngs, ¡have ¡ a ¡conversa.on ¡about ¡the ¡effec.veness ¡of ¡ communica.on ¡

• Begin ¡developing ¡a ¡simple ¡communica.on ¡

plan ¡(use ¡the ¡grid). ¡

• Hold ¡(and ¡be ¡held) ¡accountable ¡
• Evaluate ¡

¡

David Luther Director of Communications