Management tools from big business for the sole author Alison - - PowerPoint PPT Presentation

Management tools from big business for the sole author

Alison ¡Turner ¡CEng ¡CPhys ¡MInstP ¡MISTC ¡ Technical ¡Author ¡at ¡Vocality ¡ ¡ TCUK14 ¡Sept ¡2014 ¡Brighton ¡

¡My ¡CredenBals ¡

Estimating Evidence of need to change Spotting problems Reporting progress Delivering to budget Effectiveness of change Earned Value Capability Maturity Model Integrated Balanced Scorecard Key Performance Indicators Cost Benefit Analysis

METRICS

Project Manager Project Management Office Analyst Project Management Process Coach Technical Author Technical Consultant 100 450 1,000 55,000 30

Introduce ¡yourselves ¡to ¡me ¡

I ¡love ¡metrics ¡ I ¡don’t ¡see ¡what’s ¡so ¡ great ¡about ¡metrics ¡ I ¡am ¡a ¡sole ¡author ¡or ¡ part ¡of ¡a ¡small ¡team ¡

0 ¡ 0.5 ¡ 1 ¡ 1.5 ¡ 2 ¡ 2.5 ¡ 3 ¡ 3.5 ¡ 4 ¡ 4.5 ¡ 5 ¡ Category ¡1 ¡ Category ¡2 ¡ Category ¡3 ¡ Series ¡1 ¡ Series ¡2 ¡

Metrics ¡

Definition: “(In business) a set of figures or statistics that measure results.”

Tools ¡to ¡manage ¡performance ¡

Metrics ¡

• Yeah! ¡

– Unambiguous ¡ – Trigger ¡for ¡acBon ¡ – Isolates ¡what ¡you ¡care ¡ most ¡about ¡ – Supports ¡forecasBng ¡ – Makes ¡sense ¡to ¡people ¡

• utside ¡your ¡field ¡

– Gives ¡you ¡feeling ¡of ¡ progress ¡

• Aargh! ¡

– It’s ¡a ¡number ¡(or ¡graph) ¡ – It’s ¡the ¡easiest ¡number ¡ to ¡quanBfy ¡our ¡work ¡ – Tunnel ¡vision ¡ – Impersonal ¡ All ¡down ¡to ¡poor ¡choice ¡of ¡ metric ¡

Wisdom ¡of ¡ScoU ¡Adams ¡

Wisdom ¡of ¡Peter ¡F ¡Drucker ¡

• “Reports ¡and ¡procedures ¡should ¡

be ¡the ¡tool ¡of ¡the ¡man ¡who ¡fills ¡ them ¡out. ¡…. ¡He ¡must ¡always ¡be ¡ judged ¡by ¡his ¡producBon ¡

• performance. ¡And ¡the ¡only ¡way ¡

to ¡make ¡sure ¡of ¡this ¡is ¡by ¡having ¡ him ¡fill ¡out ¡no ¡forms, ¡make ¡no ¡ reports, ¡except ¡those ¡he ¡needs ¡ himself ¡to ¡achieve ¡performance.” ¡ –The ¡PracBce ¡of ¡Management, ¡1954, ¡page ¡135. ¡ ¡

• “Work ¡is ¡a ¡process, ¡and ¡any ¡

process ¡needs ¡to ¡be ¡controlled. ¡ To ¡make ¡work ¡produc8ve, ¡ therefore, ¡requires ¡building ¡the ¡ appropriate ¡controls ¡into ¡the ¡ process ¡of ¡work.” ¡

–Management ¡Tasks, ¡ResponsibiliBes, ¡PracBces, ¡1974, ¡page ¡

• 206. ¡ ¡
• “What's ¡measured ¡improves” ¡

–précis/apocryphal ¡ ¡

A ¡good ¡metric ¡is ¡a ¡beauBful ¡thing ¡

Debt Time …but only if you can define an “acceptable” range for the metric based on experience

• Need ¡to ¡communicate ¡rapidly ¡

– Brief ¡CEO ¡on ¡performance ¡of ¡55,000 ¡people ¡each ¡week? ¡

• Currently ¡popular ¡techniques ¡
• 1. Balanced ¡Scorecard ¡
• 2. Cost ¡Benefit ¡Analysis ¡
• 3. Capability ¡Maturity ¡Model ¡– ¡Integrated ¡(CMMI) ¡
• Level ¡1: ¡IniBal: ¡Hero ¡culture ¡
• Level ¡2: ¡Managed: ¡Controlled ¡by ¡process ¡
• Level ¡3: ¡Defined: ¡Controlled ¡by ¡harmonised ¡processes ¡
• Level ¡4: ¡QuanBtaBvely ¡Managed: ¡Controlled ¡by ¡metrics ¡
• Level ¡5: ¡OpBmizing: ¡Constantly ¡improving ¡through ¡metrics ¡

Big ¡business ¡cannot ¡funcBon ¡ without ¡metrics ¡

Small ¡business ¡can ¡benefit ¡ from ¡metrics ¡

• Need ¡to ¡communicate ¡rapidly ¡

– everyone ¡has ¡too ¡much ¡to ¡do ¡

• Always ¡reporBng ¡to ¡people ¡outside ¡your ¡discipline ¡
• If ¡you ¡value ¡quality ¡and ¡repeatable ¡processes ¡

– ISO9001 ¡ – Small ¡businesses ¡can ¡choose ¡to ¡leap ¡to ¡CMMI ¡level ¡4 ¡or ¡5 ¡ in ¡one ¡step ¡

• People ¡like ¡to ¡know ¡their ¡contribuBon ¡maUers ¡

– Using ¡a ¡scorecard ¡of ¡metrics ¡from ¡everyone ¡in ¡the ¡business ¡ shows ¡they ¡contribute ¡to ¡the ¡business ¡results ¡

Special ¡problems ¡for ¡small ¡business ¡ in ¡using ¡metrics ¡

• 1. Business ¡goals ¡ill ¡defined/fast ¡changing ¡

– Some ¡small ¡companies ¡live ¡hand ¡to ¡mouth, ¡if ¡someone ¡is ¡ buying ¡we ¡are ¡selling ¡ – No ¡sooner ¡have ¡you ¡found ¡a ¡good ¡metric ¡than ¡its ¡ irrelevant ¡

• 2. Small ¡number ¡staBsBcs ¡

– Acceptable ¡fluctuaBons ¡in ¡values ¡will ¡be ¡wider ¡ ¡

• 3. Lack ¡of ¡historic ¡data ¡

– Learning ¡acceptable ¡bounds ¡as ¡you ¡go ¡

Metrics ¡I ¡have ¡tried ¡as ¡a ¡sole ¡author ¡

• Timesheet ¡– ¡work ¡balance ¡– ¡Annual ¡review ¡
• Change ¡requests ¡– ¡Annual ¡review ¡
• Document ¡maintenance ¡performance ¡– ¡Annual ¡review ¡
• Publishing ¡delay ¡(new ¡product ¡docs) ¡– ¡Annual ¡review ¡
• DemonstraBng ¡simplificaBon ¡of ¡text ¡– ¡Annual ¡review ¡
• Timesheet ¡– ¡project ¡stats ¡ ¡-­‑ ¡EsBmaBng ¡
• Number ¡of ¡review ¡loops ¡for ¡different ¡doc ¡types ¡-­‑ ¡EsBmaBng ¡
• Process ¡acBon ¡closure ¡KPI ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡-­‑ ¡Senior ¡Management ¡Team ¡
• Monthly ¡statement ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡
• MS ¡Project ¡% ¡complete ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡
• Documents ¡in ¡work ¡(product/process ¡docs) ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡

Timesheet ¡

• Always ¡keep ¡a ¡Bmesheet ¡
• Choose ¡categories ¡to ¡answer ¡your ¡quesBons ¡

– What ¡fracBon ¡of ¡my ¡Bme ¡is ¡needed ¡for ¡maintaining ¡ exisBng ¡docs? ¡ – How ¡much ¡Bme ¡does ¡my ¡“process ¡manager” ¡side ¡role ¡ take ¡up? ¡ – What ¡fracBon ¡of ¡my ¡Bme ¡is ¡spent ¡in ¡team ¡meeBngs, ¡ change ¡request ¡reviews….? ¡ ¡

• If ¡in ¡doubt, ¡go ¡for ¡more ¡categories ¡but ¡not ¡>20 ¡

1/4

Timesheet ¡– ¡work ¡balance ¡

ADMIN ¡ Project ¡meeBngs ¡ ADMIN ¡ Planning ¡ ADMIN ¡ Upgrade ¡sorware ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡datasheets ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡applicaBon ¡notes ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡soluBons ¡guides ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡manuals+setup ¡guides ¡ ADMIN ¡ Manage ¡PCNs/Baselines ¡ WP2.1 ¡ Datasheets ¡ WP2.4 ¡ ApplicaBons ¡Notes ¡ WP2.2 ¡ Manuals ¡ WP2.7 ¡ Setup ¡Guides ¡ WP2.8 ¡ Online ¡help ¡ WP4.2 ¡ ISO9001 ¡accreditaBon/VIMS ¡manager ¡ HOL ¡ CO ¡HOL/BH ¡ SICK ¡ Balance ¡of ¡work ¡ 2011 ¡ 2012 ¡ 2013 ¡2014 ¡so ¡far ¡ Planning, ¡ control ¡+ ¡ maintenance ¡ 10% ¡ 26% ¡ 24% ¡ 14% ¡ New ¡product ¡ documents ¡ 76% ¡ 49% ¡ 50% ¡ 39% ¡ New ¡process ¡ documents ¡ 2% ¡ 13% ¡ 12% ¡ 33% ¡ Test ¡ 2% ¡ 0% ¡

1/4

0 ¡ 50 ¡ 100 ¡ 150 ¡ 200 ¡ 250 ¡ 300 ¡ Priority ¡1 ¡ Priority ¡2 ¡ Priority ¡3 ¡ Priority ¡4 ¡ Avg ¡days ¡to ¡close ¡completely ¡ Avg ¡days ¡to ¡prevent ¡propagaBon ¡ Max ¡days ¡to ¡close ¡completely ¡ Max ¡days ¡to ¡prevent ¡propagaBon ¡ 2013 ¡avg ¡to ¡prevent ¡propagaBon ¡ 2013 ¡avg ¡to ¡close ¡completely ¡

2014 avg

Document ¡maintenance ¡ performance ¡

• Follow ¡max ¡and ¡avg ¡number ¡
• f ¡days ¡to ¡make ¡change ¡
• Relevant ¡whilst ¡seung ¡up ¡

maintenance ¡processes ¡

2/4 2013 avg Days to correct 2014 max Priority

KPI ¡– ¡Process ¡acBon ¡closure ¡

2014 ¡ AcBons ¡ Closed ¡ AcBons ¡ Opened ¡ Remaining ¡ Outstanding ¡ Carried ¡ 233 ¡ 263 ¡ 30 ¡ Jan ¡ 10 ¡ 0 ¡ 20 ¡ Feb ¡ 9 ¡ 9 ¡ 20 ¡ March ¡ 8 ¡ 16 ¡ 28 ¡ April ¡ 12 ¡ 0 ¡ 16 ¡ May ¡ 5 ¡ 21 ¡ 32 ¡ June ¡ 7 ¡ 5 ¡ 30 ¡

• Tracking ¡process ¡acBons ¡
• pen ¡and ¡closed ¡
• If ¡‘outstanding’ ¡gets ¡

above ¡40 ¡our ¡processes ¡ are ¡geung ¡out ¡of ¡hand! ¡

• Not ¡so ¡clear ¡if ¡several ¡

acBons ¡become ¡ interlinked ¡

0 ¡ 50 ¡ 100 ¡ 150 ¡ 200 ¡ 250 ¡ 300 ¡ 9/20/2013 ¡ 10/20/2013 ¡ 11/20/2013 ¡ 12/20/2013 ¡ 1/20/2014 ¡ 2/20/2014 ¡ 3/20/2014 ¡ 4/20/2014 ¡ 5/20/2014 ¡ 6/20/2014 ¡ 7/20/2014 ¡ 8/20/2014 ¡

Current ¡AcBons ¡ Completed ¡acBons ¡

3/4

Project ¡stats ¡

Doc ¡type ¡A ¡ 1.6 ¡ hr/page ¡ 10.6 ¡ hrs/1000 ¡words ¡ 9.5 ¡ images/1000 ¡words ¡ Doc ¡type ¡B ¡ 1.0 ¡ hr/page ¡ 6.5 ¡ hrs/1000 ¡words ¡ 6.8 ¡ images/1000 ¡words ¡ Doc ¡type ¡C ¡ 0.6 ¡ hr/page ¡ 15.8 ¡ hrs/1000 ¡words ¡ 4.4 ¡ images/1000 ¡words ¡

• Only ¡useful ¡to ¡underpin ¡esBmaBng ¡on ¡migraBng ¡

documents ¡from ¡Word ¡to ¡Flare ¡

• Experience ¡of ¡2 ¡or ¡3 ¡documents ¡of ¡each ¡type ¡meant ¡

I ¡could ¡improve ¡my ¡esBmate ¡of ¡Bme ¡to ¡complete ¡ the ¡remainder ¡

– using ¡word ¡count ¡of ¡the ¡Word ¡documents ¡and ¡the ¡hrs/ 1000 ¡words ¡metric ¡for ¡that ¡document ¡type ¡

4/4

Review ¡cycles ¡

• Review ¡cycles ¡contribute ¡disproporBonately ¡to ¡

elapsed ¡Bme ¡to ¡get ¡a ¡new ¡document ¡out ¡

• I ¡tracked ¡how ¡many ¡review ¡cycles ¡were ¡needed, ¡of ¡

what ¡duraBon, ¡for ¡documents ¡of ¡different ¡types ¡

• In ¡a ¡large ¡organisaBon ¡this ¡informaBon ¡helped ¡

esBmaBng ¡because ¡the ¡process ¡was ¡the ¡same ¡each ¡ Bme ¡

• In ¡a ¡small ¡company ¡the ¡interest ¡of ¡SMEs ¡in ¡reviewing ¡

and ¡Bme ¡to ¡contribute ¡fluctuated ¡so ¡wildly ¡there ¡was ¡ no ¡paUern. ¡

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Docs ¡in ¡work ¡

• Process ¡documents ¡

graph ¡only ¡serves ¡to ¡ illustrate ¡peak ¡in ¡ document ¡updates ¡ every ¡six ¡months ¡as ¡the ¡ next ¡audit ¡comes ¡ around! ¡

0 ¡ 20 ¡ 40 ¡ 60 ¡ 80 ¡ 100 ¡ 120 ¡ 140 ¡ 160 ¡ 2/5/2012 ¡ 5/5/2012 ¡ 8/5/2012 ¡ 11/5/2012 ¡ 2/5/2013 ¡ 5/5/2013 ¡ 8/5/2013 ¡ 11/5/2013 ¡ 2/5/2014 ¡ 5/5/2014 ¡ 8/5/2014 ¡ Current ¡ Drars ¡ Released/updated ¡last ¡ month ¡

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MS ¡Project ¡plans ¡

• Only ¡proved ¡useful ¡for ¡tracking ¡migraBon ¡of ¡whole ¡

suite ¡of ¡manuals ¡from ¡Word ¡to ¡Flare ¡

• Other ¡tasks ¡have ¡proved ¡too ¡fluid ¡

3/3

Tools ¡to ¡manage ¡performance ¡

% % % hrs/1000words

Learning ¡points ¡

• 1. Know ¡your ¡audience, ¡their ¡aUenBon ¡span ¡and ¡their ¡quesBons ¡

– I ¡care ¡about ¡measures ¡of ¡effecBveness ¡of ¡the ¡authoring ¡process ¡ – My ¡manager/co-­‑workers ¡need ¡visible ¡progress ¡for ¡effort ¡expended ¡ – Senior ¡managers ¡only ¡want ¡KPIs ¡on ¡latest ¡iniBaBves ¡

• 2. Test ¡your ¡metric ¡in ¡private ¡first ¡

– Only ¡release ¡it ¡once ¡you ¡know ¡the ¡“acceptable” ¡range ¡

• when ¡it ¡should ¡trigger ¡acBon ¡and ¡what ¡acBon ¡
• 3. Don’t ¡burden ¡people ¡with ¡underlying ¡data ¡

– It ¡will ¡lessen ¡impact ¡and ¡readability ¡

• 4. Focus ¡metrics ¡mainly ¡on ¡your ¡process, ¡less ¡on ¡your ¡outputs ¡
• 5. The ¡best ¡metrics ¡change ¡

– When ¡the ¡quesBon ¡changes ¡-­‑ ¡change ¡the ¡metric ¡

Thank ¡you ¡for ¡listening ¡

• Any ¡immediate ¡quesBons? ¡
• Your ¡feedback ¡is ¡welcome ¡

¡ ¡ ¡ ¡(as ¡are ¡any ¡quesBons ¡that ¡only ¡occur ¡later) ¡

– alisonturner@vocality.com ¡ – hUp://uk.linkedin.com/in/alisonturner/ ¡ – coffee ¡break/dinner! ¡