Shoup, ScoA Davis, Michael Blackburn, Ping Du Why AIQ in GBC? - - PowerPoint PPT Presentation

Analytical Instrument Qualification Team A9

Chad ¡Briscoe, ¡Hidehisa ¡Tachiki, ¡Jianing ¡Zeng, ¡

Manish ¡Yadav, ¡Ka9a ¡Pastre, ¡Petra ¡Struwe, ¡Ron ¡ Shoup, ¡ScoA ¡Davis, ¡Michael ¡Blackburn, ¡Ping ¡Du

2 ¡

• Many regulations that are implicitly applicable
• Few regulations that are explicitly applicable
• Not clear which regulations apply, must pick and choose pieces

from many sources

• Not included in most (any) guidance documents for regulated Bio

(eg. FDA, EMA)

• Easy to overdo it (go GMP). Pharma needs to reduce overhead
• Easy to underdo it. Due to lack of time and/or resources
• Opinions inside companies vary as much (or more?) between

different departments in the same company than between the same departments between different companies.

Why AIQ in GBC?

Ops QA IT

3 ¡

GLP

• Swiss AGIT
• OECD Application of GLP

to Computerised Systems GMP

• USP <1058>
• GAMP5
• FDA 21CFR Part 11
• EMA Annex 11
• FDA Med Device

Guidance

Some of the Regs to Consider

Clinical

• FDA Guidance Comp

Systems in Clinical Investigations

• Japanese Guideline for

Electromagnetic Records in Applications for Pharmaceuticals Engineering

• NIST Risk Mgmt Guide

for IT systems

4 ¡

Keep it in perspective

In ¡Scope ¡

• Equipment ¡SoLware ¡Valida9on ¡
• Change ¡control/Rou9ne ¡requalifica9on ¡
• Instruments/Equipment ¡
• System ¡Suitability ¡(overview) ¡
• Holis9c ¡Approach ¡
• Regulatory/Audits ¡
• Role ¡of ¡the ¡Laboratory ¡and ¡IT ¡in ¡Lab ¡SoLware ¡Valida9on ¡

¡ Out ¡of ¡Scope ¡

• IT ¡Infrastructure ¡Qualifica9on ¡
• Design ¡Qualifica9on ¡
• Stand-­‑alone/non-­‑instrument ¡controlling ¡soLware: ¡spreadsheets, ¡

homegrown, ¡COTS ¡

• LIMS, ¡ELN ¡where ¡not ¡interfacing ¡with ¡instruments ¡

5 ¡

• AIQ is a globally recognized, required activity
• Most regulated labs do some form of AIQ
• Who does which activities varies greatly
• Terminology is not harmonized
• Amount of effort in companies varies greatly
• Effort should always involve: Operations, IT, QA and

Vendors

Current Situation

• IQOQPQ
• Traditional approach still valid
• Software validation in AIQ process
• Requalification (RQ?)
• Audits – Part 11, other regs?
• Defining the roles of Operations, QA and IT in

the process

Overview

IQ OQ PQ

At least we’re not validating that!

IQ OQ PQ in one slide!

User ¡Requirement ¡ Specifica9ons ¡ Func9onal ¡ Specifica9ons ¡ Opera9onal ¡ Qualifica9on ¡ Design ¡ Specifica9on ¡ Design ¡ Qualifica9on ¡ Installa9on ¡ Qualifica9on ¡ Performance ¡ Qualifica9on ¡ Process Flow Reference

Installa'on ¡Qualifica'on ¡(IQ) ¡-­‑ ¡The ¡IQ ¡is ¡comprised ¡of ¡ documenta9on ¡that ¡demonstrates ¡that ¡the ¡system ¡is ¡installed ¡

• properly. ¡ ¡

¡ Opera'onal ¡Qualifica'on ¡(OQ) ¡-­‑ ¡The ¡OQ ¡is ¡comprised ¡of ¡ documenta9on ¡that ¡demonstrates ¡that ¡the ¡system ¡is ¡opera9onal ¡ in ¡its ¡installed ¡environment. ¡ ¡ Performed ¡by ¡manufacturer ¡ Signed ¡off ¡by ¡ ¡owner

IQ and OQ

10 ¡

• The PQ is comprised of documentation that demonstrates that

the system performs the functions that the users need it to.

• PQ phase verifies integrity of installation at site, including

network access, security, configuration tests; PQ also includes customer-specified tests that may be more relevant to the site, such as the execution of a trusted method.

• Aspects of PQ can be holistic. eg. you might need the MS to

test the HPLC acquisition.

• Design scripts specific to the environment you are working in.
• Core validation run with curve, QCs.
• To verify carryover, sensitivity, device communication, other instrument

performance parameters.

Performance Qualification

11 ¡

First Instrument

• Full IQ/OQ/PQ
• Software validation
• IT Environment set up

and check

• Functionality with anti-virus,

etc.

• Network, folder security
• Write SOPs
• Establish maintenance

schedules

Multiple Instruments?

Replicate Instrument (2nd, 3rd, etc) of same type.

• Same IQ/OQ
• Replicate IT settings
• Minimal or no PQ
• Review SOP
• Implement same PM

12 ¡

Categorization

Ø For each item of incoming equipment, user/lab manager to select equipment category and document selection rationale according to local regs, then qualify according to category. Ø Which categorization approach?

• GAMP 5
• USP 1058 (adapted from Bansal, et al white paper)
• Very simple

– Tools, instruments

– Metrology tools – reference weights, check plates (binding assays)

Ø Categories are based on complexity, configurability, and criticality.

13 ¡

• Owner should review draft OQ carefully, remove those test scripts that

simply generate busywork for vendor or CRO, and add scripts that test holistic performance.

• Requirements not for what you buy but what you must test.
• Use requirements to build traceability matrix
• Consider qualification of metrology tools
• Vendor should provide the specifications and any expiration dating for these
• materials. From time to time, these standards will need to be re-verified.
• Calibration standards provide traceable “standard of truth” to verify or recalibrate

instruments to acceptable performance.

Random thoughts…

14 ¡

Vendor Risk Analysis

• 3rd party installer’s qualified
• Safety Procedures
• ISO Certificate
• Reputation

Approaches

• Teleconference
• Questionnaire
• May audit on-site for major

equipment If vendor process is good, it can minimize your work.

Procurement Process

• Vendor work only isn’t
• enough. Must test in your

environment for your specific use.

• General testing
• Assay specific testing

q For most complex instruments, software can’t be validated separately from the instrument qualification.

q Complete computerized system validation.

q What reg’s apply to electronic data?

q FDA’s 21 CFR Part 11 recognized as a global “standard” for electronic data but can’t forget other regs that are emerging q EMA Annex 11, GAMP5, many others?

q Is there value in executing standard test scripts? Probably not. Only tests aspects that can change in your installation. q It is more value added to focus on how the instrument works in your

• peration with the software.

q Validation of configured portions of the software only. q Instrument parameters established by the software are not validatable by end user. Example: MS source temperature, MS voltages, robotic movement details. q COTS code review is not necessary

Comments on Equipment Control Software Validation

Routine Maintenance System Suitability Requalification (RQ) Audits

After the IQOQPQ Process

• Establish during or following qualification
• Define the process
• SOP, Work Instruction, refer to Manual
• Calibration Process
• Who to call for repair
• Archive your service contract
• Build a schedule and document it somewhere

so its not forgotten

• Give it to QA, they’ll make sure you do it.

Routine Maintenance

18 ¡

Ø Establish process BEFORE release Ø Must have predefined process Ø Repair Categories

• Move of instrument
• Upgrade
• Broken
• Routine Maintenance

Ø Requalification is what you must do before restarting the batch Ø Often includes some elements of IQ/OQ/PQ

Requalification (RQ)

19 ¡

• Qualification of all components of

an entire system at once.

• Useful approach in many
• ccasions
• Repaired systems can be re-qualified

holistically using a reference method.

• Often part of PQ and RQ
• System Suitability is a common

example of holistic qualification.

Holistic Qualification

20 ¡

Why?

• In GLP is usually assay specific.
• Ensure instruments and equipment are prepared for run.
• In regulated bioanalysis system suitability is the assay specific

part of the qualification process.

• Performed at regular intervals but not always for every batch

Chromatographic Assays

• A few injections before, during and/or after a run

Binding Assays, Plate Format

• Qualification plate specific to your assay type

Details

• Specific details within other teams

Where Does System Suitability Fit In?

21 ¡

Ø Lack of consistency

Ø Regulators often don’t have consistent audit practices, some better than others Ø May get very little notice of FDA audits so must be prepared on the IT side. Other agencies generally give more notice. Ø Companies in transition

Ø Expectation for GMP testing and documentation

Ø GMP is often not necessary or appropriate.

Ø Audits often focus more on process and documentation, not details of tests

Ø Spend extra time on documentation and ensure thorough review. Ø Keep complete and reproducible audit trails Ø Written procedures in place. Follow your procedures.

Ø Printed versus electronic records:

Ø What is the definition of the raw data? Sometimes more important is what is your companies definition. Ø All of the data throughout the process is the raw data, not just the finalized data. Ø Are printed versions of electronic records required?

Regulations and Audit Preparation

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IT – LAB specialist and QA

• Develop Requirements
• Manage Documentation
• Maintain Validated State throughout Lifecycle
• Change control
• Archival and retirement
• Software IQ/OQ and configuration
• Help Users in Acceptance testing, manage issue resolution
• Interpret and communicate regulations
• Perform Periodic Reviews

Vendor

• Provide system/software installation.
• Some vendor will conduct IQ and OQ to release the equipment to

business unit.

• Ensure they follow their processes and use qualified 3rd parties.
• Obtain approval from system owner before conducting their testing.

Roles and Responsibilities 1 of 2

23 ¡

Roles and Responsibilities 2 of 2

Lab

• Identify System Owner
• System/operational requirements
• Ensure proper level of validation and deliverables based risk-based

assessment.

• Work with IT to generate user acceptance tests scripts.
• Conduct user acceptance tests.
• Prepare related SOP before system release to production.
• Ensure that the validation status is maintained throughout the lifecycle of

the computerized system.

• Conduct instrument PQ
• Ensure proper training for users.
• Document calibration, maintenance, upgrades and services.
• Manage change control.

General Consensus

• Business unit is the leader to ensure proper validation activities and right

functions are tested.

• QA and business project owner will sign off for software validation package
• Both IT or business unit may own the software validation/instrument

qualification.

• Instrument Qualification is not optional
• Many good sources for an approach
• Categorization is essential
• Very difficult to separate software from

hardware testing with complex systems

• It is not necessary to over-test
• Risk-based approach
• Test what you will use
• AIQ is more than just IQ/OQ/PQ.

Summary

25 ¡

Audit ¡Trail ¡– ¡Record ¡of ¡events ¡that ¡occur ¡during ¡the ¡use ¡of ¡a ¡system ¡that ¡should ¡include ¡the ¡9me, ¡date, ¡user ¡ iden9fica9on, ¡what ¡occurred ¡and ¡the ¡reason. ¡ ¡Also ¡known ¡as ¡Log ¡Files ¡or ¡Trace ¡Files. ¡ Calibra'on ¡– ¡Periodic ¡seeng ¡of ¡instrument ¡parameters ¡that ¡allow ¡instrument ¡to ¡func9on ¡as ¡intended. ¡ Change ¡Control ¡– ¡Documenta9on ¡of ¡any ¡change ¡to ¡the ¡system ¡aLer ¡the ¡original ¡installa9on. ¡ ¡The ¡Change ¡Control ¡ documenta9on ¡will ¡require ¡IQ ¡and ¡OQ ¡to ¡show ¡that ¡the ¡change ¡is ¡working ¡as ¡expected, ¡with ¡the ¡excep9on ¡of ¡a ¡ Configura9on ¡Only ¡Change ¡Control. ¡ Configura'on ¡Management ¡-­‑ ¡Documenta9on ¡of ¡the ¡setup ¡of ¡the ¡system ¡for ¡use. ¡ ¡This ¡includes ¡user ¡roles, ¡privileges ¡ and ¡groups ¡as ¡well ¡as ¡audit ¡trail ¡and ¡electronic ¡signature ¡setup ¡if ¡applicable ¡to ¡the ¡system. ¡ Configura'on ¡Only ¡Change ¡Control ¡– ¡Documents ¡seeng ¡changes ¡in ¡the ¡system ¡soLware. ¡ ¡Only ¡OQ ¡documenta9on ¡ is ¡required ¡in ¡addi9on ¡to ¡the ¡Configura9on ¡Only ¡Change ¡Control, ¡as ¡an ¡installa9on ¡is ¡not ¡performed. ¡ Decommissioning ¡– ¡Removing ¡a ¡system ¡from ¡ac9ve ¡use. ¡ Installa'on ¡Qualifica'on ¡(IQ) ¡-­‑ ¡The ¡IQ ¡is ¡comprised ¡of ¡documenta9on ¡that ¡demonstrates ¡that ¡the ¡system ¡is ¡ installed ¡properly. ¡ ¡The ¡extent ¡of ¡the ¡IQ ¡documenta9on ¡depends ¡on ¡the ¡type ¡and ¡complexity ¡of ¡the ¡system ¡

• installa9on. ¡ ¡The ¡IQ ¡is ¡performed ¡for ¡every ¡instrument ¡installa9on. ¡

Interface ¡– ¡A ¡connec9on ¡that ¡allows ¡communica9on ¡between ¡the ¡soLware/computer ¡and ¡the ¡instrument. ¡ Opera'onal ¡Qualifica'on ¡(OQ) ¡-­‑ ¡The ¡OQ ¡is ¡comprised ¡of ¡documenta9on ¡that ¡demonstrates ¡that ¡the ¡system ¡is ¡

• pera9onal ¡in ¡its ¡installed ¡environment. ¡ ¡The ¡OQ ¡is ¡performed ¡for ¡every ¡instrument ¡installa9on. ¡

Performance ¡Qualifica'on ¡(PQ) ¡-­‑ ¡The ¡PQ ¡is ¡comprised ¡of ¡documenta9on ¡that ¡demonstrates ¡that ¡the ¡system ¡ performs ¡the ¡func9ons ¡that ¡the ¡users ¡need ¡it ¡to ¡do ¡and ¡is ¡performed ¡only ¡once ¡per ¡version ¡of ¡the ¡soLware ¡used. ¡ ¡ Also ¡referred ¡to ¡as ¡soLware ¡or ¡system ¡valida9on. ¡ Remedial ¡Maintenance ¡– ¡Procedures ¡performed ¡on ¡a ¡system ¡to ¡correct ¡an ¡error ¡or ¡issue ¡with ¡that ¡system. ¡

Glossary 1 of 2

26 ¡

Risk ¡Assessment ¡– ¡Procedure ¡used ¡to ¡determine ¡the ¡cri9cality ¡of ¡an ¡instrument, ¡which ¡in ¡turn ¡determines ¡ whether ¡PQ ¡is ¡required. ¡ Rou'ne ¡Maintenance ¡– ¡Periodic ¡procedures ¡performed ¡on ¡a ¡system ¡to ¡ensure ¡that ¡the ¡system ¡con9nues ¡to ¡ perform ¡as ¡expected. ¡ ¡Includes ¡preventa9ve ¡maintenance ¡(PM), ¡verifica9on ¡and ¡calibra9on. ¡ ¡ ¡ Script ¡-­‑ ¡The ¡program ¡used ¡on ¡the ¡instrument ¡to ¡perform ¡the ¡needed ¡func9ons. ¡ ¡Can ¡be ¡a ¡General ¡Script ¡that ¡is ¡ used ¡for ¡more ¡than ¡one ¡assay ¡(example: ¡ ¡Quality ¡Control ¡prepara9on) ¡or ¡an ¡Assay ¡Script ¡that ¡is ¡used ¡as ¡part ¡of ¡a ¡ specific ¡analy9cal ¡method ¡for ¡analysis. ¡ Standard ¡Opera'ng ¡Procedure ¡(SOP) ¡– ¡Document ¡that ¡describes ¡use ¡of ¡the ¡system ¡and ¡will ¡include ¡safety ¡

• concerns. ¡ ¡An ¡SOP ¡may ¡also ¡include ¡decommission ¡informa9on. ¡

Test ¡Incident ¡Log ¡– ¡Document ¡that ¡lists ¡any ¡unexpected ¡events ¡that ¡occurred ¡during ¡the ¡PQ ¡and ¡how ¡they ¡were ¡

• resolved. ¡

Test ¡Worksheet ¡– ¡Document ¡that ¡describes ¡the ¡purpose, ¡procedure ¡and ¡expected ¡results ¡of ¡a ¡PQ ¡test. ¡ Traceability ¡Matrix ¡– ¡Charts ¡each ¡user ¡requirement ¡with ¡the ¡test ¡worksheets ¡that ¡test ¡them. ¡ User ¡Requirements ¡– ¡Document ¡that ¡defines ¡what ¡func9ons ¡will ¡be ¡used ¡and ¡tested ¡as ¡part ¡of ¡PQ. ¡ Valida'on ¡– ¡The ¡process ¡of ¡evalua9ng ¡a ¡system, ¡instrument, ¡assay ¡or ¡script ¡to ¡provide ¡a ¡high ¡level ¡of ¡assurance ¡ that ¡they ¡will ¡perform ¡accurately ¡and ¡consistently ¡in ¡accordance ¡with ¡intended ¡user ¡expecta9ons. ¡ Valida'on ¡Plan ¡– ¡Document ¡that ¡describes ¡the ¡system ¡and ¡how ¡the ¡system ¡will ¡be ¡tested. ¡ Valida'on ¡Summary ¡– ¡Document ¡that ¡includes ¡test ¡results ¡and ¡statement ¡that ¡the ¡system ¡is ¡ready ¡for ¡use. ¡ Verifica'on ¡– ¡Periodic ¡checking ¡of ¡calibra9on ¡parameters ¡to ¡demonstrate ¡that ¡the ¡instrument ¡is ¡s9ll ¡func9oning ¡ as ¡needed. ¡

Glossary 2 of 2