Using Enterprise IA to Support Business Strategy Gary Carlson Gary - PowerPoint PPT Presentation

Using Enterprise IA to Support Business Strategy Gary Carlson Gary Carlson Consulting www.garycarlsonconsulting.com ASIS IA Summit – Memphis 2009 This presentation is slightly modified from the one delivered at the conference

Gary ¡Carlson ¡ ¡ 20+ ¡years-­‑ ¡product ¡ management, ¡consul8ng, ¡ taxonomist ¡ Taxonomy, ¡Informa8on ¡ management, ¡content ¡ management ¡-­‑ ¡strategy ¡

Where ¡we ¡started ¡ Home ¡grown ¡systems ¡not ¡scaling ¡ • Organic ¡taxonomy ¡not ¡mee8ng ¡our ¡needs ¡ • Lack ¡of ¡data ¡governance ¡ • Mul8ple ¡disparate ¡systems ¡which ¡don’t ¡play ¡nicely ¡ • with ¡each ¡other ¡(and ¡which ¡are ¡not ¡well ¡understood) ¡ General ¡understanding ¡that ¡we ¡needed ¡to ¡change ¡but ¡ • unable ¡to ¡jus8fy ¡the ¡ini8al ¡expense ¡ 3 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

A ¡quick ¡look ¡at ¡Enterprise ¡IA ¡ For ¡the ¡purposes ¡of ¡this ¡presenta8on… ¡we ¡view ¡“Enterprise ¡ Informa8on ¡Architecture” ¡as ¡ ¡the ¡crea8on, ¡design, ¡ management, ¡governance ¡and ¡integra8on ¡of ¡informa8on ¡ that: ¡ Is ¡shared ¡by ¡two ¡or ¡more ¡systems ¡ Has ¡ Customers ¡that ¡include ¡backend ¡systems, ¡reports, ¡dashboards, ¡ customer ¡facing ¡sites, ¡etc. ¡ Is ¡managed ¡with ¡strong ¡change ¡control ¡and ¡security ¡requirements ¡ Is ¡managed ¡by ¡business ¡owners ¡as ¡well ¡as ¡technical ¡users ¡ Requires ¡schemas ¡and ¡taxonomies ¡as ¡much ¡as ¡wireframes ¡ 4 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Enterprise??? ¡ A ¡large ¡organiza8on ¡with ¡mul8ple ¡business ¡units ¡sharing ¡a ¡ common ¡mission. ¡ In ¡general ¡the ¡different ¡business ¡units ¡(divisions) ¡may ¡ have ¡their ¡own ¡mission ¡statements ¡designed ¡to ¡support ¡ the ¡enterprise ¡mission ¡(they ¡are ¡not ¡always ¡in ¡sync). ¡ 5 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

What ¡is ¡a ¡Business ¡Case? ¡ Describe ¡the ¡project ¡goals ¡and ¡outcomes ¡to ¡all ¡ par8cipants ¡(execu8ves, ¡contributors, ¡IT, ¡Marke8ng, ¡ Legal, ¡etc) ¡ Used ¡to ¡stage, ¡scope, ¡and ¡jus8fy ¡the ¡project ¡ Brief ¡– ¡generally ¡less ¡than ¡2 ¡pages ¡ Contains: ¡ • Problem ¡/ ¡Opportunity ¡ • Cost ¡ • Solu8on ¡ • Approach ¡ 6 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Sources for Analysis for the Business Case � Source ¡ Details ¡ Exis8ng ¡informa8on ¡ In ¡depth ¡analysis ¡of ¡the ¡exis8ng ¡informa8on ¡and ¡the ¡processes ¡ that ¡deliver ¡it ¡to ¡the ¡website ¡ In ¡depth ¡analysis ¡of ¡the ¡applica8ons ¡and ¡integra8on ¡points ¡ IT ¡infrastructure ¡ storing ¡and ¡managing ¡the ¡informa8on ¡ Internal ¡workflows ¡& ¡ Review ¡of ¡the ¡content ¡crea8on ¡and ¡editorial ¡process ¡with ¡an ¡ emphasis ¡on ¡areas ¡where ¡data ¡consistency ¡could ¡be ¡improved ¡ governance ¡ Market ¡and ¡customer ¡ Analysis ¡of ¡web ¡analy8cs, ¡customer ¡surveys, ¡customer ¡ comments, ¡overall ¡industry ¡trends ¡ research ¡ ¡ Industry ¡best ¡prac8ces ¡ Incorpora8on ¡of ¡lessons ¡learned ¡and ¡best ¡prac8ces ¡in ¡the ¡ industry. ¡ Extensive ¡interviews ¡with ¡employees ¡who ¡are ¡“on ¡the ¡ground” ¡as ¡ Internal ¡exper8se ¡of ¡ these ¡insights ¡are ¡oben ¡the ¡quite ¡valuable. ¡ the ¡employees ¡ Legal ¡ Review ¡of ¡any ¡legal ¡implica8ons ¡or ¡requirements ¡in ¡the ¡content ¡ crea8on ¡and ¡publica8on ¡process ¡ 7 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Primary meetings with stakeholders � • Opportunity to test and refine initial business case • Build trust and relationships with the stakeholders who will be essential for project approval and implementation • Most people already know what needs to be done to fix things • Cross pollination of ideas early in the process 8 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Problem ¡/ ¡Opportunity ¡-­‑ ¡Overview ¡ The ¡problem ¡/ ¡opportunity ¡statement ¡addresses ¡ well ¡ understood ¡and ¡accepted ¡organiza4onal ¡goals ¡like: ¡ • Revenue ¡ • Brand ¡ • Opera8onal ¡Efficiency ¡ • Business ¡Intelligence ¡and ¡repor8ng ¡ • Other ¡mission/vision ¡driven ¡priori8es ¡ ¡ most ¡relevant ¡for ¡non-­‑profits ¡and ¡government ¡projects ¡ It should not mention technology, taxonomies, content formats, etc 9 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Problem ¡/ ¡Opportunity ¡ • We ¡focused ¡on ¡Revenue ¡and ¡Brand ¡Health ¡ • Opera8onal ¡Efficiency ¡was ¡definitely ¡monitored ¡and ¡ posi8vely ¡impacted, ¡but ¡top ¡line ¡gains ¡were ¡seen ¡as ¡a ¡ beeer ¡/ ¡easier ¡jus8fica8on ¡for ¡the ¡project. ¡ 10 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Problem ¡/ ¡Opportunity ¡-­‑ ¡Brand ¡Health A ¡number ¡of ¡studies ¡regarding ¡the ¡strengths ¡and ¡ weaknesses ¡of ¡the ¡their ¡brand. ¡ ¡Using ¡these ¡studies ¡and ¡ internal ¡marke8ng ¡goals ¡we ¡were ¡able ¡find ¡areas ¡where ¡ an ¡improved ¡informa8on ¡infrastructure ¡would ¡have ¡ direct ¡impacts ¡in ¡both ¡strengthening ¡strengths ¡and ¡ addressing ¡areas ¡of ¡concern. ¡ ¡ ¡ In ¡fact ¡many ¡of ¡the ¡goals ¡were ¡not ¡aeainable ¡without ¡ improvements ¡to ¡the ¡informa8on ¡infrastructure. ¡ 11 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Problem ¡/ ¡Opportunity ¡-­‑ ¡Revenue We ¡used ¡many ¡sources, ¡including: ¡ customer ¡interviews ¡ web ¡analy8cs ¡ employee ¡insight ¡ ¡ industry ¡best ¡prac8ces ¡ ¡ A ¡number ¡of ¡improvements ¡to ¡the ¡informa8on ¡ infrastructure ¡were ¡iden8fied ¡that ¡directly ¡and ¡ measurably ¡impacted ¡the ¡online ¡sales ¡funnel. ¡ ¡ Anecdotal ¡evidence ¡and ¡industry ¡research ¡suggested ¡ that ¡this ¡would ¡also ¡impact ¡retail ¡sales ¡as ¡well ¡ 12 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Cost ¡-­‑ ¡Overview ¡ Directly ¡calls ¡out ¡the ¡poten8al ¡ROI ¡for ¡the ¡project ¡ In ¡general ¡this ¡includes ¡ • New ¡revenue ¡ • Savings ¡ • Improvements ¡to ¡Brand ¡ • Etc ¡ Should ¡be ¡measurable ¡and ¡easily ¡reported ¡on ¡ ROI ¡should ¡be ¡as ¡rigorous ¡as ¡possible. ¡ ¡(we ¡spent ¡4 ¡weeks ¡ reviewing ¡our ¡numbers) ¡ 13 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Cost ¡-­‑ ¡Iden8fied ¡a ¡revenue ¡based ¡ROI ¡ Used ¡exis8ng ¡sales ¡funnel ¡data ¡ Directly ¡mapped ¡impact ¡of ¡our ¡recommenda8ons ¡to ¡ specific ¡parts ¡of ¡the ¡funnel ¡ For ¡ example: ¡ One ¡ part ¡ of ¡ the ¡ sales ¡ funnel ¡ was ¡ the ¡ % ¡ of ¡ site ¡ visitors ¡ viewing ¡product ¡pages. ¡ ¡We ¡focused ¡many ¡recommenda8ons ¡on ¡ways ¡to ¡ increase ¡ this ¡ percentage. ¡ ¡ Recommenda8ons ¡ included ¡ infrastructure, ¡ workflow, ¡and ¡site ¡design ¡components ¡ Reviewed ¡and ¡validated ¡results ¡with ¡mul8ple ¡ stakeholders ¡during ¡the ¡process ¡ Result ¡was ¡a ¡mul8-­‑million ¡annual ¡ROI ¡in ¡increased ¡ revenue ¡ 14 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com

Cost ¡– ¡Brand ¡ ¡ Iden8fied ¡areas ¡where ¡customers ¡were ¡frustrated ¡with ¡the ¡ online ¡experience ¡ • Frustra8ng ¡experience ¡finding ¡and ¡comparing ¡products ¡ • Difficulty ¡surfacing ¡exper8se ¡ ¡ Iden8fied ¡areas ¡where ¡infrastructure ¡was ¡not ¡op8mized ¡to ¡get ¡ it ¡message ¡and ¡vision ¡out ¡in ¡8mely ¡fashion ¡ 15 Gary Carlson Consulting - gary@garycarlsonconsulting.com