Development of a Mul/disciplinary Team Protocol for ORCA - - PowerPoint PPT Presentation

Development ¡of ¡a ¡Mul/disciplinary ¡Team ¡Protocol ¡for ¡ ORCA ¡Children’s ¡Advocacy ¡Centre ¡

Serena ¡Bedwal, ¡Project ¡Assistant/Researcher ¡ Fred ¡Ford, ¡Board ¡Chair/Ac/ng ¡Project ¡Manager ¡ April ¡11, ¡2013 ¡ ¡

Introduc)on ¡ Vision ¡ Ra)onale ¡ Objec)ves ¡ Protocol ¡development ¡process ¡

ORCA ¡Children’s ¡Advocacy ¡Centre ¡Society ¡is ¡a ¡non-­‑profit ¡organiza)on ¡

striving ¡to ¡establish ¡and ¡operate ¡a ¡Children’s ¡Advocacy ¡Centre ¡(CAC) ¡to ¡ serve ¡child ¡and ¡youth ¡vic)ms ¡of ¡sexual ¡and ¡serious ¡physical ¡abuse ¡in ¡ Greater ¡Victoria. ¡ORCA ¡Society’s ¡mission ¡is ¡to: ¡ ¡ ¡Improve ¡the ¡community's ¡response ¡to ¡child ¡abuse ¡and ¡neglect, ¡ ¡ ¡to ¡minimize ¡trauma ¡to ¡children, ¡youth ¡and ¡their ¡families ¡and ¡to ¡ ¡ ¡model, ¡promote, ¡and ¡deliver ¡excellence ¡in ¡child ¡abuse ¡response ¡ ¡ ¡and ¡preven;on ¡through ¡service, ¡educa;on, ¡and ¡leadership. ¡ ¡

To ¡achieve ¡these ¡goals, ¡ORCA ¡Society ¡intends ¡to ¡work ¡with ¡several ¡partner ¡

agencies ¡in ¡order ¡to ¡co-­‑locate ¡a ¡mul)disciplinary ¡team ¡of ¡professionals ¡ and ¡coordinate ¡services ¡in ¡the ¡inves)ga)on ¡and ¡prosecu)on ¡of ¡child ¡ abuse ¡cases ¡

The ¡Na)onal ¡Children’s ¡Alliance ¡lists ¡the ¡establishment ¡

• f ¡a ¡Mul)disciplinary ¡Team ¡as ¡one ¡of ¡its ¡best ¡prac)ce ¡

accredita)on ¡standards. ¡Criteria ¡include: ¡ ¡

• A ¡wriPen ¡interagency ¡agreement ¡
• Determine ¡the ¡involvement ¡of ¡each ¡partner ¡agency/team ¡

member ¡

• Design ¡informa)on ¡sharing ¡and ¡communica)on ¡policies ¡
• Offer ¡joint ¡training ¡and ¡cross-­‑educa)on ¡opportuni)es ¡
• Ensure ¡a ¡commitment ¡to ¡suppor)ng ¡children ¡and ¡families ¡

throughout ¡the ¡process ¡

• Consult ¡with ¡partner ¡agencies ¡in ¡designing ¡protocols ¡and ¡

policies ¡ ¡

The ¡primary ¡objec)ve ¡of ¡this ¡project ¡is ¡to ¡create ¡a ¡

Mul)disciplinary ¡Team ¡Protocol ¡that ¡will ¡guide ¡ collabora)ve ¡prac)ce ¡at ¡ORCA ¡Children’s ¡Advocacy ¡

• Centre. ¡ ¡

¡

The ¡overall ¡objec)ve ¡of ¡the ¡protocol ¡is ¡to ¡ensure ¡that ¡

• nce ¡the ¡mul)disciplinary ¡team ¡is ¡implemented, ¡it ¡

func)ons ¡effec)vely ¡and ¡is ¡able ¡to ¡face ¡any ¡ challenges ¡that ¡arise. ¡ ¡

Literature ¡ Review ¡ ¡ Review ¡of ¡ partner ¡ agency ¡ policies ¡ Cross-­‑ jurisdic/onal ¡ scan ¡ Key ¡informant ¡ interviews ¡ DraMing ¡of ¡ protocol ¡

Comprehensive ¡review ¡of ¡literature ¡of ¡best ¡prac)ces ¡for ¡

Mul)disciplinary ¡Teamwork ¡in ¡a ¡Children’s ¡Advocacy ¡ Centre ¡seUng. ¡ ¡ ¡

Areas ¡of ¡inquiry: ¡ ¡

• Facilita)ve ¡factors ¡of ¡effec)ve ¡mul)disciplinary ¡teams ¡
• Barriers ¡to ¡partner ¡agency ¡commitment ¡to ¡mul)disciplinary ¡

teamwork ¡

• Sources ¡of ¡conflict ¡in ¡mul)disciplinary ¡teams ¡at ¡Children’s ¡Advocacy ¡

Centres ¡

• Conflict ¡resolu)on ¡strategies ¡
• Mul)disciplinary ¡team ¡protocol ¡development ¡guidelines ¡

Ability ¡to ¡ manage ¡ conflict ¡ ¡ Shared ¡ accountability ¡ for ¡outcomes ¡ Commitment ¡ to ¡teamwork ¡ Shared ¡ vision, ¡ values, ¡and ¡ goals ¡ Evalua/on ¡of ¡ team ¡prac/ce ¡ Collabora/on ¡ is ¡supported ¡ by ¡all ¡partner ¡ agencies ¡

Knowledge ¡of ¡ each ¡other’s ¡ roles ¡and ¡ responsibili/es ¡ ¡

Posi/ve ¡ interpersonal ¡ rela/onships ¡

Open ¡and ¡ honest ¡ communica/on ¡ ¡

Effec/ve ¡ team ¡ leadership ¡ Clear ¡team ¡ protocol ¡and ¡ policies ¡

Need ¡for ¡ flexibility ¡in ¡ personnel ¡ assignments ¡to ¡ the ¡team ¡ ¡ Legisla/ve/ ¡ poli/cal ¡ barriers ¡to ¡ informa/on ¡ sharing ¡ Uncertainty ¡ about ¡ prevalence ¡of ¡ child ¡abuse ¡

Lack ¡of ¡ funding ¡and ¡ resources ¡

Lack ¡of ¡ experience ¡ with ¡mul/-­‑ disciplinary ¡ teamwork ¡

Compe)ng ¡interests ¡and ¡incompa)bility ¡of ¡goals ¡ Lack ¡of ¡knowledge ¡of ¡each ¡other’s ¡roles ¡and ¡

responsibili)es ¡

Workplace ¡stress ¡ Need ¡for ¡interdependence ¡ Disagreements ¡over ¡case ¡process ¡and ¡decisions ¡ Turf ¡issues ¡ Status ¡and ¡power ¡differen)als ¡

Give ¡team ¡members ¡an ¡equal ¡opportunity ¡to ¡

be ¡involved ¡in ¡development ¡of ¡the ¡team ¡and ¡ its ¡policies ¡and ¡prac)ces ¡

Design ¡a ¡formal ¡protocol ¡to ¡guide ¡team ¡

prac)ce ¡

Focus ¡on ¡shared ¡goals ¡ Evaluate ¡team ¡prac)ce ¡on ¡an ¡ongoing ¡basis ¡

Design ¡a ¡dispute ¡resolu)on ¡policy ¡as ¡part ¡of ¡the ¡team ¡

protocol ¡ ¡

Empower ¡team ¡members ¡to ¡resolve ¡the ¡issue ¡amongst ¡

themselves ¡

Interests-­‑based ¡Conflict ¡Resolu)on ¡

• Define ¡the ¡problem/clarify ¡the ¡issue ¡
• Explore ¡needs, ¡interests, ¡and ¡goals ¡of ¡each ¡team ¡member ¡and ¡how ¡

they ¡relate ¡to ¡the ¡team’s ¡overall ¡needs ¡and ¡goals ¡

• Brainstorm ¡poten)al ¡solu)ons ¡and ¡strive ¡to ¡meet ¡all ¡needs ¡and ¡

interests ¡

U)lize ¡conflict ¡resolu)on ¡skills ¡of ¡team ¡leaders, ¡agency ¡

supervisors, ¡and ¡third ¡party ¡facilitators, ¡if ¡necessary. ¡ ¡

Review ¡of ¡websites, ¡documents, ¡policies, ¡and ¡

legisla)on ¡of ¡all ¡partner ¡agencies. ¡ ¡ ¡

Areas ¡of ¡inquiry: ¡ ¡

• Goals ¡and ¡values ¡of ¡each ¡agency ¡
• Defini)ons ¡of ¡“child ¡abuse” ¡ ¡
• Each ¡agency's ¡role ¡in ¡child ¡abuse ¡inves)ga)ons ¡
• Governing ¡legisla)on ¡and ¡policies ¡regarding ¡collabora)on, ¡

informa)on ¡sharing, ¡and ¡confiden)ality. ¡ ¡

Review ¡of ¡Mul)disciplinary ¡Team ¡Protocols ¡

used ¡by ¡exis)ng ¡Children’s ¡Advocacy ¡Centres ¡ in ¡the ¡United ¡States. ¡ ¡ ¡

Focus ¡on ¡outlining ¡the ¡most ¡common ¡

components ¡of ¡Mul)disciplinary ¡Team ¡ Protocols ¡and ¡policies ¡and ¡procedures ¡ associated ¡with ¡each ¡component. ¡ ¡

Mission ¡Statement ¡ Team ¡Composi/on ¡ Case ¡Selec/on ¡Criteria ¡ Roles ¡and ¡responsibili/es ¡ Intake ¡and ¡Referral ¡ Procedures ¡ Forensic ¡Interviews ¡ Medical ¡Examina/ons ¡ Case ¡Reviews ¡ Case ¡Dissolu/on ¡Criteria ¡ Case ¡Tracking ¡ Confiden/ality ¡and ¡ Informa/on ¡Sharing ¡ Conflict ¡Resolu/on ¡ Evalua/on ¡ Joint ¡Training ¡

Interviews ¡with ¡representa)ves ¡from ¡key ¡partner ¡

agencies ¡

• All ¡local ¡police ¡detachments ¡
• Ministry ¡of ¡Children ¡and ¡Family ¡Development ¡
• Ministry ¡of ¡Jus)ce ¡
• Mary ¡Manning ¡Centre ¡
• Vancouver ¡Island ¡Health ¡Authority ¡
• Other ¡agencies ¡as ¡iden)fied ¡

¡

Interviews ¡with ¡representa)ves ¡from ¡one ¡established ¡

Children’s ¡Advocacy ¡Centre ¡in ¡Canada. ¡ ¡

DraMing ¡of ¡Protocol ¡

Coding ¡and ¡ thema/c ¡ analysis ¡of ¡ interview ¡ transcripts ¡ ¡

Drawing ¡upon ¡ common ¡ components ¡of ¡ Mul/disciplinary ¡ Team ¡Protocols ¡ used ¡by ¡exis/ng ¡ CACs ¡ Crea/on ¡of ¡a ¡list ¡

• f ¡“Guiding ¡

Principles” ¡based ¡

• n ¡thema/c ¡

analysis ¡of ¡ partner ¡agency ¡ documents ¡

Development ¡of ¡ protocol ¡through ¡ triangula)on ¡of ¡all ¡ data ¡sources. ¡

Consulta)on ¡with ¡partner ¡agency ¡representa)ves ¡to ¡revise ¡and ¡

finalize ¡protocol. ¡ ¡ ¡

¡ Distribute ¡draM ¡ protocol ¡to ¡all ¡ partner ¡agency ¡ representa/ves ¡ (1st ¡DraM: ¡ January ¡2013) ¡ 2nd ¡DraM: ¡ ¡ (April ¡2013) ¡ Establish ¡a ¡ mee/ng ¡ schedule ¡to ¡ review ¡and ¡ revise ¡each ¡ sec/on ¡of ¡the ¡ draM ¡protocol. ¡ ¡ (May ¡2013) ¡ Forward ¡the ¡ revised ¡draM ¡ protocol ¡to ¡the ¡ head ¡of ¡each ¡ partner ¡agency ¡ for ¡review. ¡ ¡ (July ¡2013) ¡ Incorporate ¡ feedback ¡and ¡

• revisions. ¡

(August ¡2013)

¡ Schedule ¡a ¡ formal ¡signing ¡

• f ¡the ¡finalized ¡

protocol ¡by ¡the ¡ head ¡of ¡each ¡ partner ¡agency. ¡ (September ¡ 2013) ¡ ¡

Team ¡policies ¡and ¡procedures ¡should ¡be ¡based ¡on ¡solid ¡

research ¡and ¡evidence-­‑informed ¡prac)ces ¡

Partner ¡agencies ¡should ¡be ¡consulted ¡and ¡ac)vely ¡involved ¡

throughout ¡the ¡protocol ¡development ¡process ¡

The ¡CAC ¡needs ¡to ¡respect ¡the ¡exper)se ¡of ¡each ¡of ¡its ¡

partner ¡agencies. ¡The ¡CAC ¡should ¡not ¡strive ¡to ¡create ¡new ¡ policies, ¡but ¡to ¡provide ¡guidance, ¡direc)on, ¡and ¡an ¡ environment ¡in ¡which ¡that ¡exper)se ¡can ¡be ¡brought ¡ together ¡and ¡coordinated ¡to ¡best ¡serve ¡children, ¡youth, ¡ and ¡their ¡families; ¡therefore, ¡in ¡developing ¡a ¡protocol, ¡the ¡ CAC ¡should ¡focus ¡on ¡building ¡upon ¡exis)ng ¡policies ¡and ¡re-­‑ framing ¡them ¡in ¡a ¡collabora)ve ¡manner. ¡ ¡

For ¡more ¡informa/on ¡or ¡resources, ¡please ¡

contact: ¡ ¡ Serena ¡Bedwal ¡ Project ¡Assistant ¡ ORCA ¡Children’s ¡Advocacy ¡Centre ¡Society ¡ Serena.Bedwal@orcacentre.ca ¡